“Nhiều Hội đồng tự đánh giá từng bị choáng ngợp, khiếp đảm trước một “rừng” yêu cầu minh chứng, nếu in ra, đóng thành tập chở mấy xe bò cũng không xuể” (trích: https://giaoduc.net.vn/tu-danh-gia-vi-dau-nha-truong-chan-ngan-post176284.gd).
Câu chuyện trên không chỉ dừng ở việc tự đánh giá của các cơ sở giáo dục (CSGD) bậc phổ thông mà công tác tự đánh giá (TĐG) cơ sở giáo dục và chương trình đào tạo (CTĐT) bậc đại học cũng đang gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý, lưu trữ và mã hóa hồ sơ minh chứng khổng lồ trong 05 năm liên tục.
Nhiều cơ sở giáo dục đại (CSGDĐH) học triển khai đồng thời đánh giá nhiều CTĐT, việc liên kết các thông tin dữ liệu và hỗ trợ công tác tìm kiếm và lựa chọn để đưa vào các báo cáo khác nhau, nếu làm thủ công cũng là việc quá tải đối với các cán bộ làm công tác chuyên trách bảo đảm chất lượng tại CSGD.
Cùng với việc chuyển đổi số mạnh mẽ trong giáo dục, đặc biệt là sau đại dịch covid, việc tìm kiếm các giải pháp trong lĩnh vực chuyển đổi số của các CSGDĐH đã thúc đẩy mạnh mẽ việc tìm kiếm các giải pháp hỗ trợ công tác quản lý, vận hành và lưu trữ dữ liệu trong đó có phần mềm phục vụ công tác TĐG và đánh giá ngoài của các CSGDĐH.
Nhận thấy nhu cầu và nguồn lực có sẵn, Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ giải pháp giáo dục Việt Nam (Educarevietnam.,jsc) đã kết nối các chuyên gia hàng đầu về lĩnh vực kiểm định chất lượng giáo dục, chuyên gia phần mềm … để triển khai xây dựng và phát triển phần mềm Educare SAR – “Quản lý văn bản, hồ sơ minh chứng và hỗ trợ viết báo cáo tự đánh giá cơ sở giáo dục, chương trình đào tạo theo tiêu chuẩn của Bộ Giáo dục và Đào tạo và AUN-QA”.
Khác với một số phần mềm có sẵn, Educare SAR được xây dựng dựa trên việc phân tích nhu cầu, thấu hiểu và hướng đến quản trị dành cho nhà quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác để xây dựng một quy trình đủ thông minh, thân thiện và hiệu quả, cụ thể:
- Phần mềm Educare SAR hướng đến quản lý dữ liệu đầu vào cho hệ thống
Thông qua module chức năng Quản lý văn bản (đi – đến) theo tiêu chuẩn ISO 21001:2019 trong việc quản lý và lưu trữ văn bản. Sử dụng hiệu quả chức năng này trong hoạt động thường ngày của nhà trường sẽ giúp trường cải thiện giảm đến 80% khối lượng công việc của cán bộ làm công tác BĐCLGD. Cải thiện hiệu quả và năng suất của cán bộ chuyên trách tại CSGD.
Việc phân loại văn bản đi – đến theo từng đơn vị, lĩnh vực, hoạt động và chuẩn hóa quy trình phối hợp triển khai theo đúng quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về việc quản lý văn thư lưu trữ góp phần lưu trữ dữ liệu một cách khoa học, quá trình tìm kiếm văn bản trong quá trình tạo lập minh chứng sẽ được dễ dàng và nhanh chóng hơn. Việc xây dựng và quy trình hóa công việc trong quản lý giúp mọi thứ trở nên rõ ràng hơn, được tự động hóa và phân bổ hợp lý góp phần tiết kiệm nhiều thời gian, đo lường được hiệu suất làm việc để tập trung vào chuyên môn để viết báo cáo và cải tiến chất lượng công việc một cách hiệu quả.
Hình 1. Giao diện quản lý văn bản
- Educare SAR tích hợp cả tự đánh giá CSGD và CTĐT trong một phân hệ
Đa số các phần mềm đang có trên thị trường đều giới hạn phạm vi hoặc tính năng bằng cách tách độc lập phân hệ đánh giá CSGD và đánh giá CTĐT để từ đó có thể thu phí của nhà trường 2 lần, hoặc giới hạn số lượng các Báo cáo tự đánh giá được phép tạo lập…
Educare SAR đã tích hợp toàn bộ các yêu cầu của tự đánh giá CSGD và CTĐT đồng thời không giới hạn số lượng báo cáo tự đánh giá được tạo lập trong 1 phân hệ quản lý duy nhất, đặc biệt hơn nữa là chúng tôi hỗ trợ tích hợp toàn bộ các bộ tiêu chuẩn kiểm định chất lượng theo các quy định của Bộ GD&ĐT, của khu vực (AUN-QA) và quốc tế như: ABET, ASIIN, FIBAA, ACPSP… để mọi việc tạo lập trở lên đễ dàng hơn.
Hinh 2. Giao diện viết báo cáo tự đánh giá
Educare SAR tuân thủ và đáp ứng các nhu cầu của CSGD và yêu cầu của Bộ BGD&ĐT được quy định tại Thông tư 12/2017/TT-BGD&ĐT ngày 19/5/2017 về Ban hành Quy định về kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục đại học (tiêu chuẩn 9 -11); Điều 50 – Luật Giáo dục 2018; Quyết định số 78/QĐ-TTg ngày 14/1/2021 về việc Phê duyệt chương trình “Phát triển hệ thống bảo đảm và kiểm định chất lượng giáo dục đối với giáo dục đại học và cao đẳng sư phạm giai đoạn 2022 – 2030” Các CSGD phải xây dựng và phát triển hệ thống ĐBCL bên trong theo hướng chuyển đổi số nhằm hỗ trợ công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ minh chứng và cải tiến CLGD.
- Educare SAR cung cấp nhiều tiện ích hỗ trợ người dùng
Nhằm cải thiện hiệu quả và năng suất làm việc của cán bộ nhân viên thông qua việc cho phép sao chép liên kết dữ liệu, mã hóa minh chứng tự động, xuất báo cáo, danh mục minh chứng và quan trọng hơn cả là đưa ra Kế hoạch cải tiến trong quá trình tự đánh giá, đánh giá giữa kỳ và chu kỳ đánh giá tiếp theo.
Quá trình thu thập minh chứng có thể sẽ có những minh chứng chưa đạt hoặc mới đạt một phần, do vậy các nội dung kế hoạch cải tiến sẽ được xác định và lưu trữ nhằm đánh dấu các phần cần cải thiện trong tương lai. Qua đó hệ thống sẽ tự động lọc và trích xuất ra các minh chứng chưa đạt để giúp người sử dụng có cái nhìn tổng thể và có kế hoạch tiếp theo để cải tiến, hoàn thiện góp phần BĐCLGD của nhà trường.
Việc nhân bản, sao chép báo cáo, minh chứng từ các báo cáo khác đã tạo lập trước đó sẽ giúp quá trình viết báo cáo và thu thập minh chứng chở lên nhanh và nhẹ nhàng hơn.
Hình 3. Giao diện một báo cáo đã được hoàn thiện và ở chế độ đọc
Quá trình viết báo cáo và tạo lập minh chứng cũng được hướng dẫn một cách chi tiết thông qua bộ dữ liệu hướng dẫn, gợi ý được tích hợp sẵn trên phần mềm và liên tục được cập nhật theo quy định mới nhất, tính năng này giống như một trợ lý ảo giúp nhà trường có thể chủ động tự xác định các mốc chuẩn, các nội hàm của minh chứng, tự phân tích, xác định đúng các minh chứng cần có và tự đánh giá tiêu chuẩn/tiêu chí ngay trong quá trình viết báo cáo, qua đó việc viết báo cáo và tự đánh giá trở lên dễ dàng hơn.
- Educare SAR hỗ trợ phân quyền đến từng vai trò người sử dụng
Trong quá trình thực hiện tự đánh giá CSGD hay CTĐT đều phải huy động các nguồn lực ở các bộ phận khác nhau, bởi mỗi lĩnh vực sẽ phụ trách bởi một bộ phận, do vậy việc phân vai của từng người sử dụng sẽ giúp công việc được chia sẻ cho nhiều người, tránh việc tập trung vào một hoặc một số ít người làm.
Hệ thống đã xác định và hình thành các nhóm người dùng cơ bản gồm: Cán bộ quản lý cấp trường; Lãnh đạo đơn vị (vai chủ tịch/thư ký hội đồng); các Chuyên viên là các thành viên hội đồng sẽ là người được phân công thực hiện việc viết báo cáo và thu thập minh chứng; các Chuyên gia là người được phân vai đọc báo cáo…
- Phần mềm Educare SAR đảm bảo các quy định về bảo mật thông tin của dữ liệu và bản quyền dành cho tác giả và chủ sở hữu.
Educare SAR đặt vấn đề an toàn và bảo mật dữ liệu cho các CSGD lên hàng đầu, chúng tôi tuân thủ quy trình thiết kế phần mềm theo quy định tại thông tư 13/2020/TT-BTTTT ngày 03/7/3030 của Bộ Thông tin và Truyền thông và tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật được nêu tại thông tư 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 cũng như đáp ứng các tiêu chí về an toàn và bảo mật dữ liệu theo nghị định 85/2016/NĐ-CP về an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ.
Ngoài ra để đảm bảo quyền tác giả, chúng tôi đã đăng ký bản quyền tại Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam và đã được Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam kiểm định và cấp giấy chứng nhận đăng ký Quyền tác giả.
 |
 |
- Chúng tôi luôn hướng đến tư duy quản trị và hỗ trợ người dùng 24/7/365
Việc cải tiến liên tục nhằm hỗ trợ tối ưu hóa nghiệp vụ giúp nhà trường tối ưu hoá được nguồn lực, giảm khối lượng công việc là mục tiêu xuyên suốt trong quá trình xây dựng và duy trì sản phẩm của chúng tôi.
Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật cũng như các chuyên gia chuyên môn cũng luôn sẵn sàng hỗ trợ nhà trường 24/7 trong suốt quá trình triển khai hoạt động TĐG – Đánh giá ngoài – Cải tiến chất lượng.
Ngoài sản phẩm phần mềm, chung tôi còn cung cấp dịch vụ tư vấn liên quan đến công tác Khảo thí và Bảo đảm CLGD trong các cơ sở giáo dục với chi phí ưu đãi cho các đơn vị sử dụng sản phẩm Educare SAR.
